电子数据交换是通过使用标准电子方式在两个用户之间交换结构化数据的过程。用户可以是组织中的两台计算机或两个不同组织。
之前使用纸质文件交换的所有数据已被EDI所取代。组织等部门等账户，购买等更换了edi的纸张工作。EDI通过以标准格式在用户之间交换的一系列数据消息，指示可以以结构化的电子格式或通过电子存储介质的物理传输来发送的文档。
除了错误的情况下，人类干预通常不存在于EDI中，或者需要手动干预以覆盖该过程。
EDI的好处涉及：
•由于使用电子介质而不是纸张，降低成本
•减少劳动时间
•更快的业务交易
•由于标准格式导致的最小误差
•没有使用纸张的环境效益
相关的供应链福利由于更快的交易包括减少库存，更好的仓库利用率，低库存等。缺点包括资源的需求，以便实施增加成本的EDI。但它可能被运营效率的增加所抵消。
为了实施EDI，贸易伙伴需要连接（例如互联网，租用线路等），计算机系统，软件安装和人力。必须在贸易伙伴之间进行这些资源进行进一步使用。升级必须安装时间。
示例：为了从供应商处购买材料，买方必须提供有关产品，数量，规格和交货时间的信息。一旦买家从办公室获得了这些细节，就向供应商发出了采购订单。在EDI中，采购订单转换为称为“850采购订单”的标准格式，该格式通过使用Internet或其他连接通过系统传输给供应商。收到采购订单后，供应商处理它并以指定数量发送所需的产品。在EDI中，强烈建议通过密码，加密等建议使用数据安全性。
图：EDI系统
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